삼정의 「나 과장의 에버노트 분투기」, GTD기법 도입한 에버노트

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에버노트에 기록되는 모든 일은 가치가 있기 때문에 기록된다.

따라서 기록된 순서되로 일을 처리해야지 내가 하고 싶은 입맛대로 처리는 결국 완벽한 일처리로 이어지지 못한다.

(다음은 책의 요약이긴 하지만 내게 중요한 정보만 축약하였으므로 작가의 본심을 읽고 싶다면 책을 읽는 것을 권한다.)

• GTD와 에버노트
• • GTD란 무엇인가
  • • Getting Things Done 일을 완료, 데이비드 알렌 ㅡ 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기
    • 일처리 관리기법
    • • 탑다운 ㅡ 목표 세우고 달성 위해 중/단기 계획 ㅡ 실헹. Ex. 프랭클린 플래너
      • 바텀업 ㅡ 당장 할 수 있는 일 ㅡ 상위 개념 목표 병행 설계. Ex. GTD
      • • 1. 수집 ㅡ 자료 일거리 수집함 수집
        • 2. 가공 ㅡ 수집함 내 자료/일거리 일정 규칙에 따라 분류
        • 3. 정리 ㅡ 가공된 일자리 체계적 정리, 조직화
        • 4. 검토 ㅡ 시스템 지속적 유지, 관리
        • 5. 실행 ㅡ 일 처리
    • GTD의 장점 * www.GTDLOG.com 참조
    • • 정신적인 여유와 집중력 향상 - 수집함/ 모든 리스트 항목들 빠짐없이 저장/관리 -> 더 이상 기억하지 않아도 되는 여유.
      • 보다 쉽게 일을 처리, 실행력 향상 - 물리적으로 실제 행동해야 하는 행동 관리
      • 성취감과 자신감 극대화 - 작은 단위 할 일 처리해나가며 성취감.
  • 에버노트란? - 이미 에버노트 성공기에서 정리하였으므로 생략.
  • • 목록 정리하는 방식

• 일거리의 수집 방법과 2분 규칙 (수집함 넣기)
• • 수집함 - 제대로 정의되지 않은 모든 물건/생각이 일차적으로 모이는 곳
  • • 수집함에 무엇인가를 입력한다는 것은 머릿속을 깨끗하게 비우기 위함.
  • 관리 기법의 2분 규칙 2 Minutes Rule - 2분 내에 해결되는 행동이라면 그 행동의 우선순위가 낮다 하더라도 즉시 실행
  • 자료 수집 방법
  • • 노트 작성 / 카메라 / Writenote App / 웹 클리퍼 / Skitch 사진 수정 앱 
• 일거리의 가공 방법 (수집함 비우기)
• • 수집함 항목 처리 규칙 
  • • 반드시 첫 항목 부터 한 번에 하나씩 순서대로 - 하고 싶은 것 먼저 하기 XXXX
    • 수집함에서 꺼낸 항목은 다시 수집함에 넣지 말 것
    • 수집함은 수시로 검토하여 비울 것 
  • 할 일 리스트 -> 다음 행동 리스트
  • • To Do List 
    • • 비사토 준비하기
    • Next Action List = 물리적으로 실행하여 결과를 만들어낼 수 있는 행동
    • • 원자력 발전소의 현대적인 의미
      • 위험함에도 쓰는 이유
      • 토론 방식에 있어 유의할 점
      • 토론을 잘 하기 위한 방법 
  • GTD 업무 흐름표Workflow

• • • 가공 - 수집함을 비우기 위해서는 업무 흐름표에 따라 수집함 내 각각 항목stuff 처리
    • 가공을 위한 첫 번째 질문 = 이것은 무엇인가? 실행할 수 있는 것인가?
    • 실행할 수 없는 것 처리방법
    • • 버리기 -> 즉시 삭제, 쓰레기로 간주
      • 참고 사항으로 보관 -> 파일 저장, 달력 메모 이용.
      • 미루어야 할 것(지금 못하니까) -> 언젠가/어쩌면 or 추후확인 노트북 보관 -> 보류 처리
      • • 언젠가/어쩌면 - 미래의 어느 날 실행해야 될 일이지만 구체적으로 정해진 날짜 X
        • 추후확인 - 미래의 특정일 이전에는 반드시 재검토해서 실행, 기한 필요. 설정 후엔 그 걸 잊어도 괜찮아. 스트레스 없는 일처리의 중요한 역할. 
        • • *어쩌면/언젠가 와 추후확인 = 모두 가공되지 않은 일거리
          • • 어쩌면/언젠가 - 정해진 기간 없이 막연히 미래의 어느날
            • 추후확인 - 처리해야 할 정해진 기한이 있는 일거리
          • *언젠가/어쩌면 와 참고자료
          • • 언젠가/어쩌면 - 언제인지 알 수 없으나 가까운 미래에 물리적인 행동으로 실천 가능
            • 참고자료 - 행동하여 실현할 수 있는 성질의 것이 아님.
    • 실행할 수 있는 항목
    • • 2분 내 처리 가능 -  미루지 말고 바로
      • 지금 처리 안되지만 되도록 빨리 할 것 - 연기
      • 내가 아닌 다른 사람 - 위임 -> 대기중 리스트에 입력. 진행 상황 체크
    • [P] 프로젝트 리스트 - 어떤 항목 처리하기 위해 2개 이상 다음 행동 필요할 시.
    • 기한이 있는 알리미 / 기한이 없는 알리미 - 알리미 통해 다음 행동 리스트 정리.
    • • 기한 有 - 어떠한 다음 행동이 실행해야 할 날짜/시간 정해진 경우
      • 기한 X  - 시간/날짜는 미정이지만 빠른 시간 내에 처리해야 하는 경우
    • 다음 행동의 개수가 많을 떄 관리 방법
    • • 날짜별 리스트가 아닌 실행 환경 리스트 활용
      • 일처리 순서 리스트 만듬 - 드래그 통해 리스트 순서 변경 가능
• 다음 행동의 처리와 관리 방법 (일처리 시작)
• • 대기중 리스트 활용 - 완벽하게 완료되지 않은 일은 대기중 리스트로 노트 이동
  • 프로젝트 일거리 처리 - 바로 할 수 있는 일까지 리스트에 추가할 필요 없음.
  • 완료된 항목의 처리 방법 - 완료 박스에 넣어두기
• 에버노트/GTD 활용 노하우
• • GTD 위해 반드시 지킬 것.
  • • 자신의 GTD 시스템을 100% 신뢰 가능한 상태로 유지 - 모든 것을 잊고 내려놓을 수 있도록
    • 다음 행동이 무엇인지 항상 질문
    • 다음 행동 리스트는 항상 현재 실행 가능한 항목들로만 채울것
    • 언젠가/어쩌면 리스트는 주기적으로 검토
    • 시스템에 얽매이지 말라
    • 핵심은 실행력, 실행에 집중.
  • 나만의 지식검색 엔진 구축하기
  • • 완료된 할 일 삭제하지 않기
    • 다음 행동 노트에 항상추가 정보를 기록하는 습관 - 타이어교체 후 - 다른 이상유무, 타이어 메이커, 비용, 담당자 명함과 지불 비용 등등
    • 타임스탬프 기록 습관 - 윈도우 shift+alt+D / 맥 shift+command+d  / 2014-10-31 오전 1:28 ㅇㅋ작동
• 에버노트의 특별한 활용법
• • 체크리스트 - 체크박스 삽입 기능 / 수시로 업데이트 해주어 점점 완벽에 가까운 체크리스트 만들어 나갈 것
  • 운동 계획 실천 상황 등 기록 - Skitch 이용 달력에 표시
  • 명함관리

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 에버노트의 활용성이 무궁무진하단걸 알고 관련 책을 다양하게 읽는 중이다. 하지만 활용성이 다양한 만큼 사용하는 방식도 개개인마다 확연하게 차이가 난다.

나의 경우 에버노트를 단순하게 사용하고 싶은 욕구가 크다.

1. 학교 수업 정리
2. 읽은 책 / 본 영화 정리 - (경험의 기록장)
3. 신문 스크렙
4. 지속적인 프로젝트 관리

 이 정도로 이용하는 도구로 이용하고 싶은 생각이 크다. PDF 파일이나 명함, 사진등을 업로드 하게 된다면 프리미엄 회원이 필수이겠지만 아직 내게는 그 정도의 필요성은 없는 것 같다. 물론 자료를 이 곳에 모으면서 프리미엄 등록은 언젠가 하게 되리란 생각은 한다.

 그래서 이런 틀을 기반으로 현재 에버노트 노트북은 다소 간단하지만 복잡하게 되어있다. 처음 읽은 책은 노트북 구분 보다는 태그를 이용한 구체적인 구분의 중요성을 강조하였는데 이 책은 노트북 자체를 세분화해서 나눈 뒤에  그 이상으로 세분화 하기 위해서 태그를 이용한다는 점이 다소 달랐다. 하지만 개인적으로 여러가지 일을 에버노트에 담기 때문에 노트북을 다소 추상적으로 구분하더라도 - 한 번 구체화가 시작되면 끝 없이 구체적으로 이어나가야 하는 문제가 있음 - 태그를 통해 세분화 하는 계획과는 맞지 않아 적용하진 않았다.

 그러나 알리미 기능이나 Inbox의 명확한 사용, 그리고 일의 처리에 있어서 개인적인 우선순위보다는 모든 일을 차례대로 한다는 점을 본받을 만 하다. 에버노트에 기제할 정도의 일이라면 우선순위나 중요한 일이기에 작성될 가능성이 높다. 따라서 언젠가는 처리해야 할 일이므로 모든 일을 미루지 않고 처리한다는 가정 하에 기제된 순서대로 진행하더라도 큰 문제 없을 거란점은 당연한 사실이다.

 사실상 최근에 과제가 밀려오는데 나 자신은 그 흐름에 몸을 맡긴 체 따라가고 있어서 효율성이 나지 않기에 자신을 관리할 필요가 있다는 생각이 부쩍 들고 있다. 하나하나의 일이 어렵다기 보다는 무엇을 세분화해서 진행해야 할 지 모른다는 점, 그리고 일이 겹치게 되서 미룬다는 점, 일 자체보다는 일을 해야한다는 사실에 극단적인 스트레스를 받는다는 점 등이 내 태도를 수정해야할 이유를 설명하고 있었다. 무엇보다도 이렇게 14년을 보내기 싫다. 앞으로 계획을 정확히 세우고 성취해가면서 밀도있는 생활을 해야한다는 압박감과 신념이 동시에 가슴속에 심어졌다. 나 자신이 시간을 제대로 쓰지 못해서 아무것도 성취하지 못한다는 건 정말 비참하고 할 말 없는 사실이다. 누구에게도 변명할 수도 없고 누가 욕해도 반박할 수 없는 일이다. 그렇기에 조금 바뀌어야 한다.

 수업을 들으면서 다양한 걸 배운다. 그리고 수업 외에서도 다양한 생각을 한다. 그런 것들이 전혀 축적되지 않았다. 이번 14년에는... 그래서 지금이라도 기록하고자 한다. 에버노트를 통해. 이 것이 에버노트에 관련된 책을 읽은 이유이다. 자기개발서적에 있어서 언제나 확실한 점은 스스로 실천하느냐에 따라서 달라진다는 점이다. 따라서 좀 더 적극적이게 사용하기 위해 노력할 것이다.